Tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 22.2.2023

Decens Oy on suomalainen IT-talo joka tarjoaa palveluitaan eri toimialojen yrityksille ja julkiselle sektorille ympäri Suomen. Meiltä saa kokonaisvaltaiset IT-ratkaisut palvelumallina, laitteista kokonaisulkoistuksiin.

Tietosuoja on meille tärkeä ja noudatamme henkilötietojen käsittelyssä aina voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita. Käsittelemme vain asianmukaisia ja välttämättömiä henkilötietoja. Olemme sitoutuneet huolehtimaan hallussamme olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi kun käytät Decensin verkkosivuja, olet asiakkaamme tai kiinnostunut palveluistamme. Käymme läpi mitä tietoja keräämme, miten ja mihin tarkoitukseen niitä käytämme, miten tiedot on suojattu ja mitkä ovat sinun oikeutesi vaikuttaa tietojesi käyttöön.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Päivitykset julkaistaan tällä verkkosivustolla ja kaikki muutokset astuvat voimaan julkaisemisen yhteydessä. Suosittelemme siksi säännöllistä vierailua verkkosivuillamme, jotta voit saada tiedon mahdollisista päivityksistä.

Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojasta tai haluat käyttää tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai kirjeitse. Yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen lopusta.

Mitä tietoja keräämme, miten ja mihin tarkoitukseen?

Olemassa olevien asiakkaidemme osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pääsääntöisesti asiakas- ja yhteistyösuhteidemme hoitaminen ja ylläpito. Palveluidemme tuottamiseksi ja yritysasiakkaidemme palvelemiseksi, keräämme tarpeellista tietoa asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöistä. Nämä henkilötiedot kerätään asiakkuudenhallintaan tarkoitettuun CRM-järjestelmään ensisijaisesti asiakassuhteita solmittaessa ja asiakassuhteita perustettaessa kyseisiltä henkilöiltä itseltään. Koska kyseessä on yritysasiakkaat, henkilötiedot liitetään yritystietojen alle. Järjestelmään kerätään myös muita asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavia tietoja, kuten laskutukseen liittyvät tiedot ja asiakashistoriaa, kuten asiakassuhteen aikana tapahtuneet yhteydenotot ja tarjoukset. Henkilötietoja käsitellään lisäksi tuotteidemme ja palveluidemme myyntiä ja suoramarkkinointia varten. Henkilötietoja säilytetään asiakashallintajärjestelmässä pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa.

Potentiaalisten asiakkaidemme osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Decensin palveluiden ja tuotteiden myynti- ja markkinointi. Keräämme asiakkaiden, sidosryhmien ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja markkinointirekisteriin, jota käytämme Decensin sähköpostiviestintään ja -markkinointiin. Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään Decensin verkkosivuston ja online-kanavien kautta sekä asiakassuhteen solmimisen yhteydessä. Saatamme kerätä markkinointirekisteriimme yhteyshenkilötietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä. Markkinointirekisteri pitää laajimmillaan sisällään henkilön nimen, yritys/organisaatiotiedon ja sähköpostiosoitteen. Tietoja  säilytetään markkinointirekisterissä niin kauan kuin henkilö toimii tehtävissä joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy. Rekisteröity voi itse poistua markkinointirekisteristä milloin tahansa. Markkinointirekisterin tietosuojaselosteen löydät täältä >>

Verkkosivuvierailijoiden osalta keräämme tietoa verkkokäyttäytymisestä. Decensin verkkosivujen (decens.fi) tarkoitus on esitellä Decensin toimintaa ja palveluita sekä palvella Decensin olemassa olevia asiakkaita sekä yrityksestä kiinnostuneita asiakkaita. Sivustolla käytetään evästeitä (cookies) ja muita vastaavia teknologioita (jäljempänä yhdessä “evästeet”) jotta voimme tarjota paremman käyttäjäkokemuksen, kehittää verkkosivujen sisältöä vastaamaan paremmin käyttäjien tarvetta sekä kohdentaaksemme käyttäjille oikeanlaista, personoitua sisältöä ja mainoksia sosiaalisen median palveluissa. Evästeitä käytetään myös kävijöiden analysointiin ja seuraamiseen. Käytämme myös kolmansien osapuolten evästeistä kuten Facebookin ja Google Analyticsin, evästeitä ja tekniikoita. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu useimmiten kanssamme tehtyyn sopimukseen. Decensillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi ja asiakkaidemme palvelemiseksi sekä kohdistettuun markkinointiin ja mainontaan. Oikeutettu etu käsittelyyn perustuu suoramarkkinointitarpeisiin ja elinkeinon harjoittamisen vapauteen. Suoramarkkinointi on EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen oikeutettu etu.

Tietoja voidaan käsitellä myös rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella. Tällaista käsittelyä on esimerkiksi verkossa käytettävät evästeet, joilla parannamme palveluiden toimivuutta. Kun käsittelemme tietojasi suostumuksen perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi milloin haluat.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Markkinointirekisterin henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä kolmansille osapuolille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tallettamamme tiedot sijaitsevat EU:n sisäisillä, turvallisilla palvelimilla. Toiminnassamme noudatamme Suomen ja EU:n lakeja ja asetuksia.

Tietojen suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Käytettäviin järjestelmiin pääsevät vain Decens Oy:n nimetyt henkilöt henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla. Tietoja käsittelevillä henkilöillä on voimassa oleva salassapitosopimus.

Tietoa rekisteröidyn oikeuksista

Alla kuvattuja rekisteröidyn oikeuksia voi hyödyntää olemalla yhteydessä sähköpostilla tietosuoja(at)decens.fi

Oikeus nähdä rekisteröityä koskevat henkilötiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Decens Oy on valmis luovuttamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot tämän näin pyytäessä, mutta tietoturvan takaamiseksi tiedot voidaan luovuttaa vain Decens Oy:n toimipisteestä. Tällöin rekisteröidyn täytyy itse saapua noutamaan henkilötietonsa haluamassaan muodossa ja valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

Oikeus siirtää rekisteröityä koskevat henkilötiedot

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa toiselle palveluntarjoajalle. Tällaisia tilanteita varten Decens on valmis toimittamaan kaikki rekisterissä olevat henkilötiedot sopivassa digitaalisessa formaatissa. Decens Oy ei vastaa tietojen ja järjestelmien yhteensopivuudesta muiden palveluntarjoajien järjestelmien kanssa.

Oikeus korjata rekisteröityä koskevat tiedot

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Oikeus kieltää tietojen käsittely

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojen käsittely Decens Oy:n järjestelmässä.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien tietojen poistamista mikäli niiden käsittely ei ole tarpeen. Decens käsittelee poistopyynnön, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai ilmoittaa perustellun syyn sille, miksi tietoja ei voida poistaa. Decensillä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus (esim. sopimusvelvoitteinen oikeus tai kirjanpitolaki) olla poistamatta tietoja.

Oikeus saada ilmoitus henkilötietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta

Decens Oy on velvoitettu ilmoittamaan henkilötietoja koskevista tietoturvaloukkauksista 72h kuluessa tietomurron havainnosta. Decens Oy pyrkii tekemään tämän ilmoituksen henkilökohtaisesti, mutta varaa oikeuden tehdä ilmoituksen kollektiivisesti asiakasyrityksen yhteyshenkilöä tai julkista mediaa hyödyntäen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity on oikeutettu tekemään henkilötietojen käsittelyä koskevista toimista valitus valvovalle viranomaiselle. Suomessa valvovana viranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, yhteystiedot löydät täältä >

Rekisterinpitäjä

Decens Oy (y-tunnus 2181730-0), Ruskontie 55, 33710 Tampere.