Moni yrityspäättäjä tietää, että IT-kumppanin vaihtaminen voi tuoda säästöjä ja parantaa palvelun laatua, mutta mieleen voi nousta myös epäilys siitä, mitä jos yliheitto aiheuttaakin liiketoiminnalle merkittäviä häiriöitä.
Onnistunut yliheitto eli IT-palvelujen transitiohanke ei tapahdu sattumalta. Se vaatii IT-kumppanilta säntillistä projektinhallintaa, huolellista riskienhallintaa ja ajantasaista viestintää. Decens on toteuttanut satoja yliheittoja 100-prosenttisella tyytyväisyystakuulla.
Mikä yrityksiä huolettaa IT-kumppanin vaihdossa?
“Voimmeko jatkaa töitä normaalisti vai tuleeko katkoksia?”
“Onko riskinä, että data katoaa tai järjestelmät kaatuvat?”
“Viekö yliheitto kohtuuttomasti aikaa ja resursseja meidän puoleltamme?”
Tässä muutamia, tyypillisimpiä kysymyksiä, joita IT-palvelujen käyttöönotto voi herättää yrityksissä. Nämä huolenaiheet ovat täysin ymmärrettäviä ja juuri siksi Decensin lähestymistapa perustuukin kattavaan riskienhallintaan ja hiottuun projektinhallintamalliin.
Onnistuneen yliheiton kulmakivet:
- Huolellinen IT-ympäristön kartoitus ja riskianalyysi.
- Hyvin laadittu projektisuunnitelma.
- Sitoutunut ja säntillinen tiimi: projektipäällikkö, arkkitehti ja 5–10 asiantuntijaa siirrettävien IT-palvelujen tarpeen mukaan.
- Selkeä viestintä: viestinnän puute haastaa IT-palvelujen käyttöönottoa enemmän kuin tekniset ongelmat. Siksi varmistamme, että tieto kulkee ja tarvittavat päätökset tehdään ajallaan.
- Hyvin ajoitettu toteutus: yliheitot tehdään niin, että liiketoiminta voi jatkua keskeytyksettä myös siirron aikana. Tämä tarkoittaa sitä, ettei muutoksen ajankohdaksi valita esimerkiksi yleisiä loma-aikoja, jolloin henkilöstön poissaolot hankaloittaisivat viestintää ja projektin etenemistä aikataulussa.
- Jälkituki: projektitiimi varmistaa, että jatkuvat palvelut saadaan sovitusti käyntiin ja että asiakkuus siirtyy saumattomasti asiakkaalle nimetyn palvelupäällikön hoitoon.
Mitä yliheitto vaatii asiakkaalta?
IT-kumppanin vaihto on yhteistyötä. Asiakkaalta tarvitaan päätöksentekoa, tietojen jakamista ja osallistumista projektikokouksiin. Ajankäytön kannalta tämä tarkoittaa yleensä vain noin puolta päivää viikossa.
Kuinka kauan IT-kumppanin vaihto kestää?
Tyypillinen aikataulu on noin 1–3 kuukautta yrityksen koosta riippumatta. Valmiit ohjeistukset ja dokumentaatio voivat nopeuttaa prosessia, mutta tehokkuuden kannalta ratkaisevinta on se, että projektimallia noudatetaan systemaattisesti vaihe vaiheelta.
IT-kumppanin vaihto ei ole siis riski liiketoiminnan jatkuvuudelle, kun se tehdään oikein. Decensin mallilla yliheitto on hallittu, ennakoitava ja turvallinen prosessi, jonka aikana ja jälkeen yrityksesi voi keskittyä siihen, mikä on liiketoiminnan kannalta olennaisinta.
Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä ja pyydä tarjous!