Hyvä IT-kumppani auttaa asiakasta saamaan kokonaiskuvan IT-ympäristöstä, palveluista ja niiden kustannuksista. Decensin business manager Katja Kiema selventää artikkelissa, mistä IT-kustannukset voivat koostua ja mitä käytetyillä euroilla pitäisi saada. Ennakointi ja käsitys kokonaisuudesta säästävät lopulta kustannuksia.
”IT-ympäristön tasainen ja proaktiivinen kehittäminen säästää kustannuksia, samaan tapaan kuin auton huollattaminen ennen suuremman korjauksen tarvetta. Decens auttaa optimoimaan IT-kustannukset vastaamaan liiketoiminnan tarpeita. Kun IT-investoinnit kohdistetaan oikein ja turhilta kustannuksilta vältytään, IT ei ole pelkkä kuluerä vaan liiketoiminnalle arvoa tuottava mahdollistaja”, sanoo Decensin business manager Katja Kiema.
Miksi IT:n kokonaiskustannusten hahmottaminen on vaikeaa?
IT-kustannukset muodostuvat tyypillisesti työvälineistä, ohjelmistoista ja niiden erilaisista lisensseistä, tietoliikenneyhteyksistä ja esimerkiksi pilvi- tai kapasiteettipalveluista – sekä tietoturvasta. Myös IT-ympäristön ylläpitäminen vaatii teknistä osaamista sekä vie aikaa ja rahaa.
”IT-vastuu on monesti jaettu talon sisällä useamman henkilön välille, jolloin turhia kustannuksia voi jäädä epähuomiossa taustalle roikkumaan. Myös IT-toimittajia saattaa olla useita, jolloin laskuja tulee monesta paikasta ja vastuut vaikkapa yhteisprojekteissa sumenevat. Kokonaiskustannukset voivat jäädä piiloon”, Kiema toteaa.
Myös IT-ympäristö on muuttunut. Aiemmin esimerkiksi säännölliset työkoneiden leasing-vaihdot saattoivat riittää, nyt laitteiden käyttöikä pyritään hyödyntämään mahdollisimman tarkkaan.
”Ajatus siitä, että nyt meillä on tietoturva ja laitteet kunnossa, voi olla vaarallinen. IT vaatii ennakointia, kustannusten hallintaa ja sellaista kumppania, joka aidosti ajattelee yrityksesi ja liiketoimintasi parasta. Ja ennen kaikkea selkeää määrittelyä siitä, kuka on vastuussa mistäkin.”
Ovatko IT-kustannukset oikeassa suhteessa liiketoiminnan tarpeisiin?
Kun siivouskumppani tyhjentää roskikset, on helppo mieltää, mistä maksaa ja mitä hyötyä siitä on. IT on monelle vähemmän konkreettinen asia ja siksi vaikeampi hahmottaa. Välillä on hyvä pysähtyä pohtimaan IT-palveluiden ja liiketoiminnan yhteensopivuutta, ja niiden muodostamia kustannuksia.
”Hyvä IT-kumppani osaa kertoa IT:stä ja sen kustannuksista, niin että niistä tulee ymmärrettäviä, ennakoitavia ja hallittavia. Silloin kuilu tekemisen ja kustannusten välillä pienenee. Me tuotamme asiakkaillemme ymmärrystä siitä, että IT ei ole vain pakollinen paha vaan oleellinen osa liiketoimintaa ja sen jatkuvuutta”, Kiema sanoo.
Decens myös joustaa ja skaalaa palveluita tilanteissa, joissa tarvitaan kulujen karsimista tai vastaavasti liiketoiminnan kasvaessa. Asiakkaan menestyminen on myös Decensin etu.
”Emme etsi pikavoittoja, vaan aidosti arvoa tuottavia ratkaisuja, ja panostamme pitkiin asiakassuhteisiin. Meillä on vahva kokemus hyvin erilaisista toimialoista, kuten energia-alalta ja valmistavasta teollisuudesta”, toteaa Kiema.
Saatko IT-kustannusten vastineeksi arvoa ja tuottavuutta?
Kun IT toimii arjessa hyvin, se on käytännössä näkymätöntä. Laitteiden vaihdot ovat sujuvia. IT-ympäristö toimii luotettavasti ilman häiriöitä tai katkoja.
”Työn tai tuotannon seisominen on aina kuluerä ja sen välttäminen on osa riskienhallintaa. Esimerkiksi tietoturvapalvelut voivat tuntua isolta kustannukselta, mutta tietoturva toimii vähän samaan tapaan kuin vakuutus. Vakava tietomurto voi pahimmillaan vaarantaa koko liiketoiminnan jatkuvuuden ja aiheuttaa yritykselle mainehaittaa”, sanoo Kiema.
”Pohdimme yhdessä asiakkaan kanssa etukäteen ratkaisuja myös muuttuviin tilanteisiin ja tulevaisuuden tarpeisiin. Yksi esimerkki on vaatimustenmukaisuus lakien tai standardien osalta.”
Hyvä IT-kumppani ei tyydy nykytilaan. Näin IT-ympäristö ei pääse salakavalasti vanhenemaan ja vältytään yllätyskuluilta. Decens pyrkii kumppanina myös tunnistamaan sellaisia IT-tehtäviä, jotka voidaan automatisoida ja siten tehostaa toimintaa.
”Decensin arvo IT-kumppanina syntyy esimerkiksi siitä, että autamme asiakkaitamme arvioimaan IT-kustannusten kehittymistä. Se tarkoittaa myös kustannusten optimointia siten, ettei käytössä ole turhia resursseja, lisenssejä tai vaikkapa palvelimia. Näin päästään parempaan kustannustehokkuuteen. Otamme kokonaisvastuun niin, että epäselvät IT-asiat muuttuvat mielenrauhaksi.”
