IT-kumppanin vaihto asiakkaan näkökulmasta

IT-kumppanin vaihtoa harkitseva yritys on yleensä tyytymätön joko palveluun tai hintaan. Sähköinfo Oy haki IT- toimittajan vaihdolla parannusta molempiin, sekä palvelun laatuun että kustannustasoon.

”Sähköinfon IT-palvelut on kokonaisuudessaan ulkoistettu alun perin kymmenen vuotta sitten. Tänä ajanjaksona on ollut kaksi IT-kumppania, joilla kummallakin toistui sama surullinen tarina. Kumppaniksi on valikoitu kullakin kerralla omankokoinen yritys, jotka yrittäjävetoisina ovat olleet aktiivisia ja halunneet hyvää asiakasyhteistyötä. Kumpikin aiemmista kumppaneista kuitenkin ostettiin pariinkin otteeseen ja homma levisi käsiin. Ihmisten välisestä yhteistyöstä kapulaksi prosessin rattaissa ei ole meille mieluisa yhteistyömalli ja kun samaan aikaan palvelun heikentyessä kustannukset kasvavat merkittävästi päädyttiin katsomaan vaihtoehtoja. IT- toimittajan vaihdolla haettiin palvelun laadun parantumista ja kohtuullisempaa kustannustasoa”, kertoo Satu Valldén, Sähköinfo Oy:n palvelujohtaja.

Sähköinfo Oy ei tehnyt varsinaista IT-kilpailutusta vaan he pyysivät uuden tarjouksen aiemmalta kumppanilta sekä Decensiltä. ”Apuna meillä oli ulkopuolinen konsultti tarjousten vertailuun sekä kattavuuden, että kustannusten näkökulmasta. Tarjousvaiheessa Decensin toiminnassa korostui aktiivisuus ja ”can do” asenne, jossa asiakkaalla ei ole vain ongelmia vaan Decensillä on ratkaisuja”, kertoo Valldén.

Tarjousten vertailun jälkeen Sähköinfo Oy aloitti sopimusneuvottelut. ”Sopimuksia hierottiin konsultin johdolla ja luettavaa materiaalia oli kilometrikaupalla”, Valldén taustoittaa ja jatkaa: ”Toimitusprojektissa decensiläinen kulttuuri paistoi vahvana. Ei haittaa vaikka työnteko on kivaakin. Projektipalaverit, etänä koronan aikaan, oli paitsi hyödyllisiä, usein myös hauskoja. Projektissa näkyi myös decensiläisten vahva asiantuntemus omilla osa-alueillaan ja kaikki valmistelevat työt sujuivat ongelmitta”.

”Sähköinfon IT-ympäristöä oli laitettu kuntoon, jotta se voitiin siirtää sellaisenaan. Itse siirrossa tuli eteen jotain ongelmia. Naiivia olisi kuvitella ettei koskaan mitään ongelmia tule, kyse on ennemminkin siitä miten ongelmat hoidetaan. Tässä tapauksessa ongelman selvitys, vian korjaus ja testaus hoitui ripeästi ja olimme hyvin ajan tasalla koko tapahtumaketjun ajan”, kertoo Satu Valldén.

Alkuperäisenä tavoitteena oli saada parempaa palvelua ja kohtuullistaa kustannustasoa. Ovatko tavoitteet saavutettu?

”Palvelukokemuksesta emme vielä tämän poikkeuksellisen kevään jälkeen osaa kovin laajasti sanoa. Ongelmat on kuitenkin otettu aktiivisesti selvitykseen ja uusia ratkaisuja ehdotettu”, Valldén sanoo.

”Kustannussäästöä saimme noin 15% kun palvelut ovat samat kuin aiemmat. Jatkokehityshankkeiden jälkeen ero vanhaan on myös euroilla mitattavissa suurempi. Rautaan sidottujen eurojen summan pieneneminen antaa meille mahdollisuuden hyödyntää laajemmin Decencin asiantuntijapalveluita. IT- lasku pysynee siis samana toimittajavaihdoksesta riippumatta, nyt sillä saadaan vain enemmän ja parempaa vastinetta”, kertoo Valldén.

Asiakkaan ympäristö on tällä hetkellä dokumentoidusti toimintavarma. Jatkokehitysprojekteihin jäi vielä palvelinkapasiteetin vähennystä, tietoturvaparannuksia sekä internet-yhteyden optimointia.

Decensin toimintavarmat palvelut takaavat sen, että asiakkaan päivittäiset rutiinit toimivat. ”Meidän roolimme kumppanina on huolehtia siitä, että Sähköinfo Oy:n IT-arki on sujuvaa”, sanoo avainasiakaspäällikkö Eero Murtomäki ja lisää: ”Huolehdimme lisäksi siitä, että asiakkaan IT-ympäristö kehittyy myös tulevaisuudessa. Siinä meillä on mukana koko Decensin laaja asiantuntijakaarti.”